個人住房貸款檔案是指銀行在經(jīng)辦和管理個人住房貸款工作中形成的具有史料價值及參考利用價值的貸款管理專業(yè)技術(shù)材料的總稱。個人住房貸款檔案管理是指個人住房貸款發(fā)放后有關(guān)貸款資料的收集整理、歸檔登記、保存、借（查）閱管理、移交及管理、退回和銷毀的全過程。它是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及有關(guān)制度的規(guī)定和要求，對貸款檔案進(jìn)行規(guī)范的管理，以保證貸款檔案的安全、完整與有效利用。

（1）貸款檔案的內(nèi)容

貸款檔案可以是原件，也可以是具有法律效力的復(fù)印件。

①借款人的相關(guān)資料

②貸后管理的相關(guān)資料

（2）檔案的收集整理和歸檔登記

銀行貸款經(jīng)辦人根據(jù)個人住房貸款歸檔要求，在貸款發(fā)放后，收集整理需要歸檔的個人住房貸款資料，并交檔案管理人員進(jìn)行登記。

（3）檔案的借（查）閱管理

個人住房貸款檔案借閱是指對已登記的個人住房貸款檔案資料的查閱、借出、歸還等進(jìn)行管理，并保留全部交易的歷史信息，可以實現(xiàn)對借閱已歸檔資料情況的登記及監(jiān)控。檔案的借（查）閱可以利用計算機(jī)系統(tǒng)或人工進(jìn)行。

當(dāng)已歸檔保存的個人住房貸款檔案發(fā)生借出、借閱、歸還時，檔案管理員應(yīng)根據(jù)有關(guān)的檔案管理規(guī)定，要求借閱、查詢?nèi)藛T填寫有關(guān)的登記表并簽字，對于借閱有關(guān)貸款的重要檔案資料，必須經(jīng)過有權(quán)人員的審批同意。檔案管理員還應(yīng)對借閱、歸還等進(jìn)行登記。

（4）檔案的移交和接管

根據(jù)業(yè)務(wù)需要，有關(guān)個人住房貸款檔案需要移交給其他檔案管理機(jī)構(gòu)或部門時，進(jìn)行檔案的移交和接管工作，移交和接管雙方應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫移交和接管有關(guān)清單，雙方簽字，并進(jìn)行有關(guān)信息的登記工作。

（5）檔案的退回

借款人還清貸款本息后，一些檔案材料需要退還借款人。