第十二章 信息技術管理

　　第一節 企業中的信息需求

　　一、信息需求概論

　　數據是指根據經驗、觀察、實驗、計算機內部程序以及一組假設條件所收集到的事實集合體。數據包含數字、詞語以及映像，尤其是一組變量的測度或觀察的結果。一般認為，數據是形成信息和知識的最底層來源。而信息是經過處理以后的數據，對于使用者來說更有意義。

　　在現實的商業社會和企業管理概念中，信息被視作一種很有價值的資源，是追求競爭優勢的關鍵工具。信息技術和信息系統的主要作用是想管理層提供所需的合適種類和數量的信息，以幫助管理者選擇、執行和控制經營戰略。因此，信息戰略要和商業戰略相匹配。

　　信息的可用性、及時性以及質量已成為企業成功的重要因素。例如，下列業務活動對信息具有高度依賴性：

　　1.生產者在特定市場開發新產品之前，需要運用信息分析目標客戶的支出行為、偏好以及對產品的預期。

　　2.保險經紀人只有在取得了投保人的詳細風險評估資料，以及承保人愿意為此風險所開出的價格的條件下，才能報出具有競爭力的保費

二、信息的層次

　　企業需要不同類型的信息系統來為一定范圍內的不同職能領域提供不同層次的信息。大企業需要一個覆蓋面很廣的系統來分析信息。戰略規劃、管理控制和運營控制等信息層級就類似于決策的層次結構。

　　(一)戰略規劃

　　戰略規劃來源于信息系統，與企業的長期發展方向相關。高層管理人員有責任考慮各種影響其戰略規劃的因素，包括明確企業所面臨的挑戰、確定信息技術解決方案，以及為確認和獲取所需資源而設計行動計劃。在制定為期3-5年的戰略規劃時，企業必須確保戰略規劃與企業的總體目標相一致。這些系統所提供的信息包括總體盈利能力、不同業務單位的盈利能力、未來市場前景、籌備新資金的可能性和成本以及總現金需求。這些系統的主要功能是確保為高層管理人員及時提供戰略規劃所需的各種相關信息。

　　(二)管理控制

　　管理控制系統能夠幫助中層管理人員進行監督和控制。管理控制系統產生的信息包括生產效率、預算控制或方差分析報告、特定部門的預測和工作結果，以及短期的采購需求。管理控制系統檢測一切是否順利。

　　(三)運營控制。

　　運營系統針對運營常規問題進行控制，并對交易進行處理和追蹤。這些信息能夠幫助運營管理人員追蹤特定的日常經營活動和交易。

　　三、信息的質量

　　為了提高信息的用途和價值，我們必須關注信息的質量。高質量信息的關鍵要素具有以下特征:

　　1.完整性。信息必須包含所有應包括的內容，例如，相關可作比較的外部數據或不同時期的可比較信息。

　　2.準確性。應該對數據進行合計，四舍五入的程度應該是適當的，不得有打字錯誤，各個項目應該按適當類別劃分，應該指明與不確定信息相關的假設。

　　3.相關性。應該刪除作決策時無需考慮的信息，無論其是多么"有趣"。只有對決策有幫助的信息才應保留，以便使用者更容易地作出有效的定案。

　　4.針對使用者的需要。應當始終記住使用者的需要，例如，高級經理需要的可能是摘要，而初級管理者需要的可能是詳情。

　　5.權威性。信息來源必須是可靠的。

　　6.及時性。在需要時，可及時獲得信息。

　　7.易于使用。信息應該明確清晰，不會過分冗長，而且發送時采用了正確的媒介和交流渠道，減少信息在發送過程中的遺失。

　　8.成本效益。獲得該信息的成本應該不超過可從該信息中獲得的益處。信息提供者應提供有效的信息收集和分析方法去處理信息，并以簡單易懂的方式表達信息，使用者們無需費時來琢磨信息的含義